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Herramientas informáticas: comparación de documentos

Una de las clásicas labores de un editor es el trasiego de documentos. Las versiones diversas de una misma obra van y vienen: el editor hace observaciones, el autor las implementa, el editor comprueba que el autor las haya implementado… Conozco el caso, además, de autores que tienden a hacer caso omiso de las correcciones solicitadas. El editor entra en una especie de déjà vu: “¿acaso no había corregido esto antes?”; o ingresa en un continuo estado de duda: “pero esto no era lo que yo pedía, ¿qué pedía yo?”.

Por otro lado, conviene hacer un vistazo general a las partes del texto en donde el editor no sugería cambios, por si acaso el autor hizo otras modificaciones que puedan afectar el texto significativamente.

Se necesita de herramientas informáticas para facilitar la comparación de versiones distintas. La sola memoria no basta.

La comparación de documentos
Aunque sin duda habrá otras maneras, uno de los métodos más eficientes es comparar las dos versiones, para verificar, párrafo por párrafo, qué solicitaba el editor y cómo lo implementó el autor. Si se están manejando versiones digitales, la impresión se vuelve un método caro y un completo desperdicio en estas épocas de conciencia ecológica y ahorro de papel. Por eso es mejor acudir a la ayuda informática.

Comparación de documentos en Word
El Word tiene dos herramientas cuyo uso combinado facilita la comparación de documentos: ver en paralelo y desplazamiento sincrónico, ambas bajo el menú Vista.

La primera de ellas (ver en paralelo) se utiliza para acomodar en pantalla dos documentos. Se puede situar uno en la parte superior y otro en la parte inferior o en posición vertical, según lo prefiera el usuario.

La segunda herramienta (desplazamiento sincrónico) hace que ambos documentos avancen simultáneamente conforme desplazamos el mouse o ratón en cualquiera de ellos. Así, si estoy leyendo el documento de arriba, el de abajo también se mueve; de esta manera puedo ir comparando ambos documentos con la mirada, sin necesidad de perder tiempo al estar haciendo avanzar cada documento de manera independiente.

Un truco para resolver el desfase de documentos
Aun cuando el desplazamiento sincrónico facilita la revisión, ocasionalmente las dos versiones comparadas pueden ir variando significativamente con los nuevos cambios, comentarios y correcciones del editor. En ese caso, llega un momento en que aunque ambos se muevan a la vez, no vemos en la pantalla los mismos párrafos: los documentos han quedado desfasados.

Mi solución casera es desactivar momentáneamente el botón de desplazamiento sincrónico, acomodar el documento desfasado en un párrafo que coincida con el otro, y volver a activar el desplazamiento sincrónico para seguir revisando.

¿Y para comparar dos partes distintas del mismo documento?
Otro caso frecuente durante la lectura de textos es esa sensación de “esto lo acabo de leer en otra parte”; y va uno a subir y bajar eterna e indefinidamente con la barra de desplazamiento (scroll) hasta encontrar ese párrafo casi idéntico y luego a regresar hasta donde uno se encontraba.

Para no caer en estos ires y venires sin fin, se puede activar la función Dividir, también en los botones del menú Vista. Se creará una división arbitraria en la pantalla, que el usuario podrá ajustar a sus necesidades. En una de ellas el texto permanecerá estático, mientras que en la otra podrá desplazarse hasta donde quiera, con tal de encontrar ese párrafo dudoso.

 

En síntesis
Si necesita comparar dos versiones distintas de un mismo texto, ya sea porque es un editor comparando sus observaciones, un autor comparando la versión anterior de su texto o un estudiante comparando las observaciones de sus lectores de tesis, esta función puede facilitar su labor de lectura, maximizar sus esfuerzos y reducir el tiempo de revisión.

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Figuras demasiado grandes

Este artículo complementa el anterior, “Recomendaciones básicas para el uso de imágenes en documentación técnica”.

Algunas figuras pueden ser demasiado grandes: esquemas que no caben en el ancho de la página, diagramas que requieren de varias páginas…

En estos casos, las recomendaciones de Judith A. Tarutz (1992: 247) son las siguientes:

  1. Si es necesario y posible rotar la ilustración, se debe girar 90°. Para rotar la imagen, se siguen algunas reglas:
    • La parte superior de la ilustración siempre debe quedar del lado izquierdo de la página, de tal manera que el lector siempre pueda rotar el libro en la misma dirección.
    • El pie de la figura debe tener la misma orientación que la figura, de tal modo que el lector pueda abarcar ambas (figura y pie) con la mirada.
    • No se giran los elementos fijos de la página (encabezado, pie, número de página).
    • Algunas casas editoriales establecen en su manual de estilo que se deben eliminar todos los elementos de texto en las páginas giradas.
  2. Divida la ilustración en varias páginas continuas. Rotúlelas adecuadamente; por ejemplo, con números encerrados en globos, para indicar cómo se conectan las ilustraciones. Estas ilustraciones son difíciles de leer, pero el recurso puede ser práctico.
  3. Separe la ilustración original en dos o más ilustraciones más pequeñas y focalizadas. Se puede elaborar una ilustración general y mostrar el detalle de cada sección en ilustraciones adicionales. Esto también puede ayudar a obtener ilustraciones más sencillas de descifrar y con mayor legibilidad.

Si la ilustración realmente es demasiado compleja y grande, siempre existe un último recurso para el editor: hablar con el autor y valorar, conjuntamente, si la ilustración en verdad es el medio de comunicación más eficaz para el texto.

Referencia

Tarutz, J. A. (1992). Technical Editing. The Practical Guide for Editors and Writers [Edición técnica. La guía práctica para editores y escritores]. Reading, Massachussetts: Addison-Wesley.

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