Comienza el año y, con él, vienen los nuevos proyectos editoriales. Cuando un libro —o una idea de libro— llega a la mesa de producción, es imprescindible saber con exactitud cuánto tiempo se demorará en llegar hasta las manos de quienes lo leerán y garantizar que esto ocurra en la fecha designada. Para lograrlo, se necesita hacer un esfuerzo de proyección al futuro y diseñar cronogramas detallados que puedan utilizarse como punto de referencia para todos los colaboradores y como guía para la persona encargada de coordinar la edición.
Hay que recordar que muchas personas, de manera inconsciente, dejan todo para última hora. Si en enero del 2014 decimos que el libro debe estar en librería en diciembre del 2015, los inconscientes dicen: “¡Oh! ¡Tenemos mucho tiempo!” y se ven a sí mismos haciendo cómodas entregas en noviembre del 2015, “justo a tiempo”.
El panorama cambia cuando el gran proceso se divide en pasos más pequeños y se proporcionan fechas cada vez más cercanas: revisión editorial, reescritura de manuscritos, revisión de contenidos, corrección de estilo, elaboración de ilustraciones, maquetación, corrección de pruebas, impresión, encuadernación, empaque, distribución, mercadeo… Visto así, a veces se pregunta uno si aquella fecha tan lejana será suficiente.
En este artículo comparto algunas de las prácticas que he aprendido con los años para formular cronogramas que se puedan cumplir, dentro de los plazos disponibles.
- Sea realista. A menudo nos llegan solicitudes motivadas por la prisa y el deseo ferviente de obtener resultados inmediatos. A pesar de las buenas intenciones, si no se puede realizar un proyecto con la calidad que se merece, es mejor detenerlo al inicio y no cuando se ha perdido mucho tiempo valioso e irrecuperable.
- Conozca sus procesos editoriales. Se debe tener al menos estimado de cuánto se demora en cada paso editorial, según la cantidad de páginas y el grado de dificultad del texto. La suma de esta proyección da una idea general del tiempo total que tardará la edición.
- Inicie con un cronograma general. Proponga primero los grandes segmentos: “Entrega de la primera versión del manuscrito”, “Corrección de estilo”, “Maquetación o diagramación”, solo con una fecha de inicio y otra de finalización, sin detallar los pasos.
- Divida las grandes etapas en pasos cada vez más pequeños. Las grandes etapas se dividen en pasos con fechas cortas y manejables: “Autor entrega capítulo 1”, “Equipo revisa capítulo 1”, “Autor implementa correcciones al capítulo 1”. Emplear segmentos pequeños contribuye a ganar tiempo al identificar las interferencias en el momento en que ocurren, y no cuando es demasiado tarde para remediarlas.
- Comience de atrás hacia adelante. Sitúe en la fecha límite que le han dado los procesos finales, como pueden ser las firmas finales de aprobación, la preparación de preprensa para imprenta, la maquetación o el montaje del texto. Desde ahí, se comienza a avanzar hacia atrás, añadiendo pasos y restando semanas, como la corrección de pruebas, corrección de estilo y corrección editorial. Conforme se van cerrando los meses en el calendario, se visualiza con mayor facilidad cuánto tiempo disponible queda para los procesos más impredecibles y extensos, como pueden ser la escritura del primer borrador, la traducción de una obra o la reescritura de un manuscrito a partir de una corrección editorial profunda.
- Añada a cada etapa algunos días para que sirvan de “colchón”. Los retrasos son el pan nuestro de cada día, en especial durante los primeros pasos de la escritura y edición, cuando nadie siente la presión de la fecha de entrega. No suponemos que un autor —tal vez, a lo mejor, quizás— se podría retrasar: sabemos que lo hará, cuando menos el 90 % de las veces. Por lo tanto, si un proceso editorial toma seis semanas, podemos añadir al menos una extra, de modo que haya compensación por retrasos imprevistos, enfermedades, huelgas y falta de inspiración.
- Inicie y finalice procesos con los días hábiles de la semana. Esta es una técnica para aprovechar la tendencia inconsciente de entregar a última hora. Si la fecha de entrega se fija en un viernes, en gran cantidad de ocasiones el autor o los revisores se retrasarán, pero harán lo imposible por entregar su parte durante el fin de semana, para que aparezca en el buzón el lunes siguiente. En cambio, si se fija el día un miércoles, por ejemplo, lo más probable es que de todas maneras se retrase la entrega hasta el viernes y no se pueda hacer nada hasta el siguiente lunes.
- Contemple fines de semana y feriados. Algunas personas trabajan durante sus vacaciones, otras no. Parta del hecho de que nadie lo hará (tampoco usted) y así no tendrá decepciones más adelante. Además, el descanso es una excelente manera de garantizar textos frescos y de calidad. La explotación a menudo deriva en descuidos y errores costosos.
- Rectifique y detalle conforme avanza el proceso. Cuando se acerque a cada etapa, tómese el tiempo para ajustar las fechas propuestas con la realidad cumplida, tomando en cuenta las características del texto y la idiosincracia de los colaboradores, así como para añadir los subprocesos que considere pertinentes para tener una visión más clara y hacer un mejor seguimiento del avance.
- Verifique su cronograma. Cuando los colaboradores comienzan a fallar con las fechas de entrega, el cronograma es el instrumento para levantar la alerta y detectar las amenazas. Los retrasos son proporcionales a la etapa que se tiene entre manos. Un retraso en un paso de tres semanas puede ser de uno a tres días sin que implique un descalabro en el cronograma global; pero un retraso en un proceso de ocho meses puede llegar a ser de dos o tres meses y retrasar la fecha de salida de la obra.
- Recuérdeles las fechas del cronograma a sus colaboradores. No basta con entregar un documento al inicio del proceso. Muchas personas tienden a olvidarlo y dejarlo por ahí. Quien coordina deberá guiarse por ese documento, consultarlo con frecuencia y recodar las fechas de entrega antes de que llegar al incumplimiento.
- Utilice una herramienta informática adecuada. Hay muchos programas para llevar listas de pendientes y elaborar cronogramas, muchos de ellos gratuitos y para todas las plataformas (incluyendo dispositivos móviles). Conviene elegir un programa con el que uno sienta comodidad y utilizarlo. Será una ayuda excepcional para ajustar fechas, programar recordatorios, sincronizar calendarios y como herramienta de referencia para mantener a los equipos al día.
Para que un cronograma se cumpla con poco o ningún retraso, debe trasladarse del papel a la práctica y esto es función de quien lo formula, lo comprueba, lo recuerda y lo aplica.
Una advertencia: el cronograma es una guía y un instrumento. No es un fin en sí mismo y una excesiva rigidez con su cumplimiento puede llevar a disputas innecesarias. Cuando un colaborador no puede entregar a tiempo, es más saludable solicitarle que lo comunique de antemano, extender el plazo y hacer ajustes a futuro. Incluso si llega la fecha y no se comunica, se le envía un mensaje de recordatorio de las fechas y se le solicita que indique una nueva fecha para la entrega de su material, en un plazo razonable (por esto es que se necesita tener siempre “colchones” dentro del cronograma). Si bien queda a criterio del editor aceptar o no la nueva fecha, esto demuestra apertura, flexibilidad y disponibilidad para negociar. Si el colaborador ha tenido un imprevisto, esta clase de apertura se agradecerá, favorecerá una relación armoniosa y garantizará futuras colaboraciones.
El cronograma, como técnica para alcanzar metas, tiene grandes ventajas; entre ellas, que es posible saber siempre en qué parte del proceso se encuentra, cuánto falta por realizar y, como una pequeña recompensa para el ego, cuánto se ha logrado ya. Las recompensas emocionales son fabulosos instrumentos de motivación, en especial cuando lidiamos con plazos extensos y distantes.
Estos son mis pequeños trucos para tener éxito con mis cronogramas y publicar a tiempo. ¿Y usted? ¿Cómo logra cumplir sus metas editoriales?
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Jacqueline Murillo
Nisaba 