CILE VI: los problemas de organización

Soy una participante más del VI Congreso Internacional de la Lengua Española. Vengo desde Costa Rica —es decir, soy extranjera—, me inscribí como cualquier otro participante en línea, pagué mi cuota y me vine a la aventura, por mi cuenta (bueno, bien acompañada, en realidad, pero no como represenante de una organización), sin mayor guía que los consejos de Tripadvisor y Booking.com.

Eso ya, en sí mismo, es triste, y no es el resultado de mi negligencia, sino de una organización deficiente con visos de indiferencia.

Durante meses, como muchas otras personas, busqué información sobre inscripción, paquetes, tarifas, convenios… cualquier detalle que pudiera facilitar mi viaje y mi participación en el congreso. El Instituto Cervantes respondía que la información no estaba lista, que no era su responsabilidad, que el problema estaba en Panamá y, por ello, pedían disculpas. Fue de forma bastante tardía, allá por el mes de agosto, a menos de dos meses del evento, que el sitio web http://www.cile.org.pa estuvo listo, en línea, con la programación y el detalle de las ponencias y conferencias.

La página web es escueta en sus datos de inscripción. Se indicaba la nacionalidad, se seleccionaban los paneles y se pagaba. El sistema devolvía un número de inscripción y un correo de confirmación. No había instrucciones, como la hora o el día a partir para hacer el registro en el congreso, los requisitos (si era o no necesario imprimir la página de inscripción) o, incluso, qué incluía el costo de $50 dólares.

Quise indagar si, aparte de ese precio, existían convenios con hoteles, descuentos en líneas aéreas, información de restaurantes y hasta paquetes turísticos. En una actividad como esta, con varios cientos de participantes (mi número de inscripción ya iba por el seiscientos y tanto), uno habría esperado excelentes ofertas al negociar por volumen. También habrían sido oportunidades para socializar con otras personas del mundo hispanohablante, colegas con el mismo interés en la lengua. No. Lo único que se me dio fue el contacto de la agencia de viajes El Corte Inglés de Panamá la que, dicho sea de paso, nunca me envió una cotización formal, a pesar de haberla solicitado.

Así, con la inscripción en la mano, solo se veía un camino: reservar en un hotel elegido por mi cuenta, para llegar al centro de convenciones Atlapa antes de las 11:00 a.m. del primer día de congreso, según indicaba el cronograma del sitio web. Si hubo o no alguna actividad el día antes, no me enteré ni recibí invitación. Tampoco recibí información sobre si habría almuerzo incluido o que se pudiera adquirir por mi cuenta, área de comidas, restaurantes cercanos…

La víspera hacía su anuncio sin equívocos y, en efecto, el primer día del congreso fue un desastre. Este desastre lo vivimos las personas comunes, como yo, extranjeras, solitarias, simples mortales con interés e ilusión de participar en el congreso. Estoy segura de que los ponentes, con todos los gastos pagos y hospedados en lujosos hoteles, que almorzaron el primer día en el hotel Sheraton, no experimentaron esta misma zozobra y quizás tengan solo palabras de agradecimiento para los organizadores del congreso.

Pero yo, que perdí más de una hora tan solo tratando de averiguar dónde podía almorzar el primer día, bajo el ardiente sol panameño, yendo de una persona a la otra sin que nadie pudiera darme información fidedigna… yo puedo decir que experimenté los problemas de la desorganización. Alguien me enviaba de aquí para allá, y averigüe al otro lado, y mire que tal vez aquel sepa, que este no es mi departamento… Nada. Nadie sabía nada. Ni dónde se almorzaba, ni la clave para acceder internet, ni siquiera por qué no me habían dado mi carpeta con el logo del congreso, papel y demás implementos mínimos.

No todo fue desastroso: hubo personas en el camino que hicieron todo a su alcance. Su trato humano, su deseo de ayudar, su congoja ante los problemas generales lograron compensar en algo y dejar el tema atrás. Pero queda ese recuerdo de la incertidumbre agravada por la falta de información, por la carencia de interés y por la ausencia de nociones básicas de servicio al cliente.

¿Conclusiones? Quizás a las academias les interesan muy poco las personas que asisten al congreso. Quizás su prioridad son sus invitados, sus cocteles, sus egos, su espectáculo. Quizás todo esto no sea más que un escenario de apariencias e ilusionismos.

Lo cierto es que, desde la inscripción hasta la clausura —todavía queda la incertidumbre de si al menos habrá un certificado de participación—, me he sentido pequeña, no como quien “se codea con los grandes” sino como quien sobra en la mesa.

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