Herramientas informáticas: el control de cambios

Hay muchas buenas razones para hacer revisiones en formato digital: ahorro de papel y menos contaminación ambiental, rapidez en los procesos editoriales (se ahorra el paso de implementación de cambios) y más libertad para intervenir en el texto.

Hay solamente dos inconvenientes:

  1. La necesidad imperiosa de distinguir, de alguna manera, los cambios realizados en cada lectura.
  2. Saber emplear la tecnología con la que esto es posible.

Ahí es en donde entran las herramientas de revisión de texto.

Control de cambios
La principal herramienta de los procesadores de texto es el control de cambios (track changes). Con esta función se activa la corrección activa del texto. El documento guarda una memoria de las alteraciones que se van realizando: eliminación y cambio de texto, cambio de formato, inserción de cuadros…

El Word 2007 y sus versiones anteriores tienen un avanzado juego de herramientas para el control de cambios. Se puede configurar prácticamente todo: cuáles cambios mostrar, cuáles ocultar… El autor y el editor deberán descubrir aquella configuración más adecuada según sus necesidades.

¿Cómo se activa el control de cambios?
Activar la herramienta es muy sencillo: Revisar > Control de cambios. Cuando se activa, el documento guardará memoria de todas las modificaciones realizadas en el documento. En las versiones finales del documento, es necesario aceptar o rechazar los cambios y desactivar esta función, de modo que el resultado sea un documento solo con el texto principal y no todos los datos que están “por debajo”, por así decirlo. Con esto se evitarán problemas cuando el texto pase a su siguiente fase de producción editorial.

El Word está configurado para mostrar todos los cambios: cualquier inserción se ve de color rojo, el texto eliminado se ve de color rojo con tachado, el cambio de formato (pasar a negrita o itálica, por ejemplo) se muestra con un globo en el margen derecho del documento.

El problema de mantener esta configuración por defecto del programa es la aglomeración de información. Pronto se descubre que hasta el documento más sencillo se llena de globos innecesarios por todas partes, tachaduras que hacen casi ilegible al texto o comentarios molestos sobre cada letra o palabra eliminada.

Los globos
Durante este tipo de revisión, se pueden distinguir tres tipos de globos: comentarios insertados por el editor o lector del documento, modificaciones de texto (eliminaciones, inserciones, cambios de lugar) y formato (cambios de cursiva, negrita, etc.).

En mi caso personal, prefiero un texto en donde solamente aparezcan los comentarios propiamente dichos; es decir, las anotaciones hechas por el editor o lector del texto. Los demás globos estorban y añaden demasiada basura visual al documento; por lo tanto, pueden ser un distractor y añadir un factor de complejidad durante el proceso de revisión.

Para ocultar todos los globos innecesarios, se deben configurar dos herramientas distintas:

  1. Globos
  2. Mostrar marcas

En el menú de Globos hay tres alternativas.

La tercera de ellas dejará los comentarios del editor en el margen del documento, pero también mostrará los globos de cambio de formato. Para evitar que estos globos también aparezcan en el texto, es necesario configurar la herramienta de Mostrar marcas.

En este menú se puede elegir no mostrar los cambios de formato, tal y como se muestra en la figura. Basta con quitarle la palomita (check mark) a la opción Formato y, en consecuencia, veremos en el documento nuestros comentarios, pero no veremos un globo por cada minúsculo cambio de mayúscula, cursiva o negrita que hagamos en el documento.

¿Verlo todo o esconder las tachaduras?
Esto se configura en el menú Control de cambios > Opciones. Ahí se despliega una ventana de diálogo en donde se puede elegir entre diversas alternativas, como solo color, tachado u oculto. Si uno no se siente cómodo con la opción de tachado, porque le introduce mucha “basura” visual, puede elegir solo color u oculto. Ambas opciones serán más limpias en pantalla.

Si el editor considera muy necesario mostrar en pantalla la información de los cambios realizados, siempre puede activar los globos.

El programa tiene otras alternativas para visualizar un texto tachado, eliminado o insertado, en el menú Marcas mostradas finales.

Ahí se puede elegir muy rápidamente si uno quiere ver las marcas del documento o solamente su versión final, sin distinción de color.

Aceptar o rechazar los cambios: la función del autor
El uso de la herramienta de control de cambios en cierta forma está sujeto a que ambos, editor y autor, sepan utilizarla. De nada sirve tener editores muy bien entrenados en cómo utilizar la herramienta, si sus autores son incapaces de comprender la posibilidad que tienen de aceptar o rechazar un cambio.

Los cambios se aceptan o rechazan uno a uno, o todos en conjunto.

Además de los botones en el panel, un clic en el botón derecho del mouse o ratón puede desplegar el submenú de aceptar y rechazar cambios directamente sobre la palabra en el documento.

Para que la revisión funcione, el autor deberá encontrar su manera de implementar los cambios sugeridos por el editor, eliminar comentarios conforme los va resolviendo y añadir comentarios nuevos u otras correcciones, si así lo considera pertinente.

Cuando el documento venga de regreso, habrá que comparar versiones, con tal de no dejar nada por fuera.

Si el autor y el editor no se ponen de acuerdo, el uso de la herramienta de control de cambios puede ser un estorbo en lugar de una ayuda. El editor se encontrará frente a documentos que el autor parece no haber tocado, en donde ha dejado todos los comentarios, con la apariencia de no haber resuelto nada o, peor aún, con un tácito “estoy de acuerdo con todo”, pero todavía alguien deberá cumplir la labor de ir renglón por renglón arreglando el texto para lograr una versión final limpia, lista para enviar al departamento de diseño…

En síntesis
La herramienta de control de cambios es muy útil, pero es necesario hacerla trabajar para nosotros. Búsquela, comience a usarla, familiarícese con ella, juegue con ella… esa es la mejor manera de aprender a emplearla.

35 comentarios

Archivado bajo Copyediting, Corrección, Herramientas informáticas, Nuevas tecnologías, Software para escritores

35 Respuestas a “Herramientas informáticas: el control de cambios

  1. Claudia Ocayo

    mi problema es que no sé como hacer que los globos de los eliminados no se junten en un sólo globo, tengo el office 2010, cuando se juntan en un sólo globo salen puntos suspensivos y si los aprieto se abren todos los globos en el otro lado de la pág. pero necesito que se muestren los globos en el lado derecho y no que se metan todos en uno. por favor es urgente

    • Jacqueline Murillo

      No estoy segura de comprender bien el problema porque usualmente solo salen los puntos suspensivos cuando los comentarios dentro de los globos son muy largos y hay muchos en la misma página. En esos casos, mi solución es configurar la herramienta para que no muestre del todo los cambios de formato y para que las adiciones o eliminaciones las muestre dentro del texto y no en globos. De esta manera, solo se ven los comentarios en el margen y el documento es más fácil de manejar.

    • Jacqueline Murillo

      Otra alternativa es desplegar el Panel de revisiones. Se activa en la pestaña de Revisar. Hay dos alternativas: vertical u horizontal. Muestra una ventana adicional (aunque disminuye el área de trabajo, porque la hace más pequeña), pero permite navegar entre los comentarios como si fueran un solo texto seguido. No colapsan entre ellos ni se omite texto (con los puntos suspensivos). Mucha suerte y saludos.

  2. Anónimo

    porfavor ayudenme quiero sacar el nombre del autor en el comentario y no puedo sacarlo, que debo hacer, es para mi trabajo

    • Jacqueline Murillo

      Hola: en mi experiencia, el programa pone automáticamente las iniciales del autor del documento; nunca le he hecho nada especial para obligarlas a verse. Las iniciales las toma de las preferencias generales del Word, en donde uno especifica cómo se llama el usuario principal del programa. Esto se hace en las Preferencias: Información Personal del Usuario. Una vez que eso esté configurado, en los comentarios debería comenzar a aparecer el autor de cada comentario.

  3. Vanesa

    Gracias por esta entrada! Es de mucha utilidad para mi y mis compañeros! Muy interesante, bien explicada, y las ilustraciones son de gran utilidad! Reitero: muchas gracias 🙂

  4. Paco

    Hola,
    Al contrario que lo que se preguntaba anteriormente, me gustaría saber cómo se puede hacer para que ne incluya el autor en la revisión, tanto en las modificaciones como en los comentarios.
    El motivo de la pregunta es que, en una revista, la revisión de los trabajos tienen que ser anónimas para el autor del trabajo.

    Gracias

    • Jacqueline Murillo

      Hola Paco: las instrucciones para hacer que la información y datos del autor de la revisión sea anónima la puedes encontrar en esta dirección: . Espero que sea de utilidad para tu equipo. Saludos y gracias por la pregunta.

      • Anónimo

        Hola, no sale la dirección que me indicas.

        Gracias
        Paco

      • Anónimo

        Hola,

        No veo la dirección que indicas,

        Gracias
        Paco

      • Paco

        Gracias. Ahora tengo que ver cómo se hace en Open Office/Libre Office, sin cargarme la información de usuario.

      • Jacqueline Murillo

        Hola Paco: no soy usuaria de ninguno de los dos procesadores de texto, así que ahí soy de poca ayuda. En una búsqueda rápida en la web, lo más que pude encontrar es que el Open Office funciona con gran cantidad de extensiones para ampliar sus capacidades, según las necesidades de uso. Hay uno que hace anónima la información del usuario pero, según el bloguero que consulté, tenía la limitación de no poder hacerlo precisamente en los comentarios del documento. La extensión se llama Magenta Anonymous y puedes descargarla aquí: http://extensions.services.openoffice.org/en/project/Anonymous. En el caso de estos dos programas, existe la posibilidad de que no haya forma de esconder la información del usuario. ¡Suerte con tu búsqueda!

      • Paco

        Esta extensión, como alguna otra que hay, elimina la información del autor en el sentido de que es el autor del documento, pero no afecta a la autoría de los comentarios o las modificaciones.
        Estas son extensiones elaboradas a partir de macros. Necesitarían una programación más fina que yo no sé.O no sé todavía.

        Realmente ya sé como hacerlo a lo bruto. Los archivos odt, en verdad, son archivos zip (si le cambias la extensión los puedes abrir con un compresor) que contienen varios archivos, sobre todo xml.
        Hay uno, llamado content.xml donde está todo el texto a lo bruto, con los códigos de formato y, ¡¡!!, los datos de las revisiones.
        Entonces, para quitar los datos del revisor, se descomprime, se abre content.xml con un editor de texto, se sustituye el nombre del revisor por otro texto, se guarda, se incluye content.xml en el zip. ¡¡Y ya está!!
        Un poco pesado, la verdad.

      • Jacqueline Murillo

        Gracias por la información tan detallada, Paco. Suena complicado, pero se logra hacer y eso es lo importante. Lo otro que se me ocurre a mí sería que cada revisor cambie la información personal del programa y la reemplace por un código, un alias, un número o algo así. Pero claro, si no son revisores de planta sino contratados, será muy incómodo hacer esto cada vez que se enfrentan a un documento del equipo. Muchas gracias por compartir la experiencia. Es en verdad interesante vislumbrar cómo laboran otros equipos. ¡Saludos!

  5. Paco

    Sí es complicado, ya que en muchas revistas científicas hay evaluadores que “hacen el favor” de valorar la calidad científica de los manuscritos presentados. Y pueden ser bastantes ya que se trata de que sean verdaderos especialistas de cada uno de los temas concretos de los artículos.

    • Jacqueline Murillo

      Comprendo. En Costa Rica, la UCR —y todas sus revistas científicas— fue la primera en dejar de pagar licencias de OFfice y pasarse al software libre. El problema es que el software libre necesita impulso y desarrollo para poderse ajustar a las necesidades de uso. Una sugerencia: tal vez puedes incorporarte a los foros de OpenOffice y LibreOffice y comentar lo que haces. Alguien más, sin duda, también lo necesitará y pronto habrá alguna solución.

  6. Fernando

    Quiero tener una numeracion diferente para cada revisor en los comentarios, pero solo me permite diferenciar el autor, no la referencia. Por tanto, word cambia automáticamente el numero a mis comentarios cuando otro autor introduce un comentario en medio. ¿No se puede cambiar esto? He buscado en miles de foros, pero no parece que esté habilitado….y me extraña.

    • Jacqueline Murillo

      Jamás he visto que eso se pueda hacer en Word. El Word es una herramienta de edición bastante limitada, a decir verdad. Me temo que no ha sido diseñado tomando en cuenta escenarios complejos en donde tales requisitos sean necesarios.

  7. Anónimo

    hola a todo@s con la function de control de cambios entiendo que podemos poner comentarios al margen para el autor y “eliminar”(tachar) lo que concideramos que esta mal pero tambien podemos esribir parrafos para que los vea el autor y los acepte? aunque represente una modificacion de su texto original?

    • Jacqueline Murillo

      Hola: la función registra todos los movimientos que se hagan en el documento: inserciones, eliminaciones, etcétera. Habrá dos tipos de comentarios: a) los que el usuario inserte de forma voluntaria; b) los comentarios que el programa incluye de forma automática para dejar constancia de la modificación realizada. En efecto, cualquier texto nuevo o insertado quedará marcado hasta que sea aceptado, preferiblemente por el autor.

    • Claudia

      De todas maneras, todo lo “insertado” quedará subrayado y de otro color hasta que alguien acepte. También, para no turbar la lectura es más cómodo poner lo eliminado en burbujas a un costado (como los comentarios), así tendrás mayor continuidad al momento de revisar el texto.
      Mucha suerte.
      PD: para poner en burbujas los eliminados debes activarlo desde el mismo lugar en donde activas el control de cambios.

  8. Denise

    Hola! Modifiqué un documento con track changes desactivado, pero necesito corroborar los cambios. Tengo el documento original sin modificar y el modificado. ¿Hay alguna manera de poder compararlos o de activar track changes después de haber modificado? Gracias

    • Jacqueline Murillo

      Hola, Denise. Sí hay forma. Word tiene una herramienta que se llama “Comparar documentos”. Compara la versión original y la revisada y genera un documento nuevo que destaca los cambios mediante comentarios en el lugar en donde hubo modificaciones.

  9. Anónimo

    Hola, yo necesito que, al imprimir a pdf, únicamente aparezca el resultado final del documento, pero con las barras verticales que indiquen dónde hubo cambios. ¿Es posible?

    • Jacqueline Murillo

      Hola: para no ver las rayas laterales hay que desactivar la opción. En el menú de “Mostrar marcas” hay una opción que dice “Inserciones y eliminaciones”. Si se desactiva, aunque el Word sigue teniendo registro de dónde está el cambio, no se desplegará en la pantalla y no saldrá en la impresión. Saludos.

  10. Buenas, me gustaría saber cómo tengo que hacer para que mis comentarios sean de distinto color a los del autor. Gracias. Un saludo

    • Jacqueline Murillo

      Hola. Por lo general, la única forma que el Word tiene para identificar al autor es por medio del usuario registrado del Word. Si el autor trabajó en su computadora y usted trabaja en otra distinta, el Word, automáticamente, les asignará un color distinto a cada uno, así como las iniciales que tuviera registrada esa copia de Word en cada una de las computadoras. Para que el Word le asigne un color de forma automática a cada autor, en las preferencias del Control de Cambios se debe indicar. Ahí hay una sección en la que se le puede asignar un color específico a los comentarios. La primera opción dice “Por autor”. Esta opción es la que siempre diferenciará los colores de cada comentario o modificación según el autor del documento. Saludos.

  11. Anónimo

    Hola. Tengo un documento Word que ya tiene cambios que se muestran con un color y con nombre de revisor “Autor”.
    Yo puedo hacer cambios sobre este documento, que aparecen con otro color y con mi nombre. El problema es que cuando lo guardo, mis cambios automáticamente se cambian al color del revisor anterior y bajo su nombre, no pudiendo diferenciar un revisor del otro.
    Alguna idea de cómo solucionarlo? Muchas gracias!

    • Jacqueline Murillo

      Hola: el Word debería respetar la diferencia de autor al guardar el documento. Habría que revisar en las preferencias de la herramienta de revisión, a ver si ahí se puede cambiar. Estoy esperando que se estabilice la versión beta del Office 360 para Mac. Están prometiendo mejoras sustanciales en las herramientas de comentarios que podrían ayudar a eliminar estos dolores de cabeza. Saludos.

  12. Hola! Me gustaría guardar el documento revisado con todas las marcas y comentarios, pero al enviarlo a su destinatario no aparecen.

    • Jacqueline Murillo

      Conviene revisar los “settings” o preferencias del Word en ambas computadoras. Puede ser que la información esté ahí, pero no sea visible, puesto que la herramienta de control de cambios tiene una opción para “no mostrar” los cambios, aunque contenga todavía todos los datos disponibles. Bastaría activarla para que sí los muestre.

  13. Anónimo-1

    Porqué cuándo se están haciendo comentarios con el control de cambios el documento se desplaza? Es decir: estoy leyendo/haciendo observaciones sobre el documento y éste se me desplaza hacia el inicio u otra página del mismo cada x segundos.. podrían decirme a qué se debe y cómo puedo solucionarlo?

    • Jacqueline Murillo

      Hola: no sé a qué se debe el fenómeno ni cómo solucionarlo. El control de cambios es una herramienta muy pesada para la computadora. Es necesario velar que el cursor se encuentre siempre donde uno está editando. Me ha sucedido muchas veces, en documentos grandes, que bajo con la herramienta del “scroll”, pero cuando intento editar, el documento se devuelve automáticamente a la primera página. Mi única explicación es que el programa tiene errores o “pulgas”. Esa pregunta sería mejor hacerla en el servicio técnico de Microsoft, ya sea para que expliquen lo que ocurre o para que la anoten para repararla. Tras haber usado muchas versiones de Word, solo puedo decir que ni siquiera en el nuevo 360 han reparado ese comportamiento errático.

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