OneNote: un útil cuaderno de notas para organizar proyectos

La labor editorial implica muchas acciones administrativas cotidianas: hacer llamadas, responder correos; programar reuniones; contactar autores; coordinar las lecturas de especialistas; ordenar traducciones; recibir, leer, devolver, volver a recibir, volver a leer y volver a devolver material… Según el tipo de libro o el tipo de edición, esta tarea puede tener un grado mayor de complejidad en cuanto a los componentes que el editor debe manejar.

Algo semejante puede decirse de un proyecto de escritura y edición académica. A menudo se necesita de herramientas que ayuden administrar el ir y venir del proyecto, cuándo enviamos algo, cuándo lo recibimos, cuándo nos reunimos y con quién, lo que se dijo en la reunión…

También puede utilizarse para agrupar notas de escritura: un diario del escritor, lista de pendientes, fechas de entrega, fichas de personajes, notas de lectura, locaciones, esquemas de capítulos y escenas y otra tanta información que un escritor maneja constantemente en su proceso de creación literaria.

La forma tradicional de hacer esto es a través de un cuaderno o expediente en papel. El problema de los cuadernos es que la información se acumula y la búsqueda puede ser difícil: página por página, tratando de encontrar aquel dato que estamos seguros alguna vez pusimos por escrito. Otra dificultad es la imposibilidad de añadirle al cuaderno físico los documentos digitales. Así, a menos que todas las revisiones las hiciéramos en papel, no es tan fácil acomodar y darle seguimiento a las múltiples versiones de un texto que pasan por nuestras manos durante un proceso editorial.

Las soluciones

En este blog ya hemos recomendado un programa para usuarios de Macintosh que bien puede emplearse para estas labores: Circus Ponies NoteBook.

Pero los usuarios de Windows también necesitan una solución. Desde hace algunos meses he estado explorando el programa OneNote como un equivalente en esa plataforma. Este programa viene incluido en todos los paquetes de Microsoft Office, por lo tanto se calcula que cientos de miles de computadores en todo el mundo lo tienen instalado.

El OneNote reúne muchas funciones que lo hacen una opción muy inteligente y poderosa para Windows, una vez que se ha aprendido a utilizar.

Las funciones del programa son vastas y apenas las estoy descubriendo, pero estas son algunas de las que me parecen interesantes:

  1. Se pueden crear proyectos independientes.
  2. Dentro de cada proyecto, se pueden crear secciones y páginas.
  3. La interfaz se puede ajustar para simular un cuaderno de notas.
  4. El editor de texto es muy semejante al Word y bastante versátil.
  5. Se pueden tomar notas manuscritas y “notas” de voz (grabaciones).
  6. Se pueden adjuntar archivos de texto, imagen, fotografía y sonido. Se puede elegir entre crear un vínculo al documento en su respectiva carpeta o directorio, o añadir el archivo a la base de datos del programa.
  7. Con la función de “etiquetas”, se pueden usar casillas interactivas de lista de cotejo (palomitas) o simplemente añadir un dibujo de teléfono o página web junto a un texto.
  8. Con un clic, directamente desde Outlook, se pueden enviar correos electrónicos al programa para que sean almacenados ahí.
  9. Admite sincronización con el OneNote instalado en otros equipos o aparatos móviles (hay versiones para teléfonos inteligentes).
  10. Admite la creación de proyectos colaborativos, con la intervención de otros usuarios.

Una buena noticia para usuarios de OneNote es que se acaba de publicar la versión para teléfonos iPhone, por ahora solo disponible en Estados Unidos. Aunque todavía no ha sido anunciada oficialmente una versión para iPad, ya los usuarios la están pidiendo y cabría esperarse una muy pronto.

Una herramienta como estas puede facilitar las labores cotidianas, pero sus alcances dependerán de la imaginación del usuario y de su capacidad para organizar la información de acuerdo con sus propias necesidades.

Así, si usted tiene el paquete Microsoft Office en su computadora, revise la lista de programas, seguramente OneNote estará ahí, y comience a jugar con él hasta diseñar un cuaderno virtual a su medida.

5 comentarios

Archivado bajo Edición, Herramientas informáticas, Software para escritores

5 Respuestas a “OneNote: un útil cuaderno de notas para organizar proyectos

  1. Pingback: Circus Ponies Notebook en promoción durante este fin de semana | Nisaba

  2. Carlos

    Felicidades por la nota, me cae como anillo al dedo. Con relación a la actividad de coordinación editorial académica ¿tendrás algunas plantillas que sirvan de muestra? La verdad que veo esta herramienta y no sé por dónde empezar.
    Saludos y gracias.
    Carlos

    • Jacqueline Murillo

      Hola Carlos: me temo que no las tengo listas como plantillas y, desde hace unos meses, ya me pasé a trabajar completamente en Mac y dejé atrás mi OneNote. Pero al menos te indico cuáles son las secciones que acostumbro hacer para llevar control de mis proyectos (ya sea en OneNote o en Circus Ponies Notebook). Cada sección es una pestaña y, dentro de ella, las páginas que hagan falta:
      1. Información general: nombre y código del material solicitado, tipo de material, nombre del solicitante, información de contacto de todo el equipo de producción (correos electrónicos, teléfonos y horarios de reunión de autores, especialistas, encargados de otros tipos, etc.), otros datos de interés, como tiraje estimado, fecha de publicación, notas generales, etcétera.
      2. Bitácora: registro diario de los eventos importantes del proceso. Una forma sencilla es hacer una tabla con la fecha en una columna y el evento en la otra. Suelo ordenarlas por meses y años (según cuánto se extienda el proceso).
      3. Cronograma: se elabora un programa global con base en la fecha de publicación. Luego habrá que incluir los cronogramas puntuales que se van realizando durante el proceso para la entrega de capítulos, revisiones, diagramación, ilustración, etcétera.
      4. Reuniones o sesiones de trabajo: se van dejando las minutas o actas de cada una de las reuniones importantes. Como desde aquí se pueden enviar al Outlook directamente, entonces, para cada reunión, yo sigo estos pasos: a) elaboro la invitación de la reunión en Outlook, con invitación a los participantes para que se las incluya automáticamente en su calendario, con todo y avisos preliminares; b) mando la reunión a OneNote, en la zona de reuniones; c) cuando la reunión se lleva a cabo, copio ahí la minuta; d) desde ahí, con todos sus encabezados (que incluyen hora, fecha, participantes y agenda) envío la minuta al Outlook y así la hago llegar a los participantes para sus archivos.
      5. Correspondencia: desde el Outlook envío al OneNote todos los correos que puedan tener relevancia. Se anotan también en la bitácora y, si son muy importantes, en la bitácora se incluye un vínculo a la página del correo. Si los correos son muchos, también los organizo por meses y por años.
      6. Entregas: se adjuntan los archivos que van enviando autores y revisores. Así se puede armar un archivo cronológico con todas las versiones, y se pueden recuperar en cualquier momento.

      Desde luego, se pueden añadir otras pestañas según el flujo de trabajo de cada empresa. Espero que la información te resulte útil.

      Saludos

      • Carlos

        Jacqueline:
        Antes que todo te agradezco profundamente la molestia y el tiempo que te tomaste para contestar tan vasta y puntualmente mi solicitud. Me parece muy claro el sistema y con algunas pequeñas variantes me será de muchísima utilidad. He revisado el otro programa que señalas “Circus Ponies Notebook” y me queda claro que, en realidad, el gran valor de las herramientas y de las sugerencias es el que tú le has añadido.
        Recibe un caluroso abrazo.
        Carlos

      • Jacqueline Murillo

        Es un placer y gracias por tus palabras. De hecho, todo este tema da para un artículo interesante. A lo mejor por ahí lo publicamos. ¡Saludos!

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