¿Cómo solicitar permisos de publicación?

En el artículo anterior, “Propiedad intelectual de dominio público”, hablábamos sobre cuáles obras intelectuales pueden emplearse libremente, sin necesidad de solicitar permiso.

Pero a menudo se llega a una encrucijada: ¿qué pasa si la obra tiene dueño y necesito utilizarla en mi publicación? ¿Qué pasa cuando sí debo pedir permiso?

En ese caso, el autor o editor responsable iniciará inmediatamente las gestiones para localizar al titular de los derechos de autor y solicitar su autorización expresa para usar la obra intelectual. En este punto, lo que deseamos es tener éxito: nuestro objetivo es obtener el permiso y, para esto, conviene tener presente una serie de aspectos que pueden marcar la diferencia y evitarnos una negativa.

¿A quién debo dirigirme?

Tenemos la creencia errónea de que el autor es siempre el principal titular de los derechos de su obra y hacemos hasta lo imposible para obtener su dirección postal o correo electrónico. Pasamos por alto las características del trasiego de la propiedad intelectual: es un bien que se compra, se vende, se alquila, se cede… Para eso existen los contratos y en ellos se especifica durante cuánto tiempo y bajo qué condiciones se ceden los derechos de autor.

Por eso, en los casos de obras publicadas, a menudo debemos tratar con la editorial y no con el autor directamente. Esto puede ser una gran ventaja: las editoriales son más fáciles de contactar que los autores. Tienen departamentos encargados de la gestión de los derechos; a menudo los encontramos en la sección de “Contactos” en sus páginas web.

También puede suceder que debamos tratar con un representante, un heredero o una organización que administra los derechos.

Si la publicación es muy vieja (los contratos a menudo se pactan por periodos de 5 a 15 años, renovables), puede ser necesario contactar al autor o a sus herederos. Si no es posible encontrarlos, aunque la obra parezca “huérfana” es mejor proceder con prudencia y no publicarla.

¿Qué información debo incluir en la solicitud de permiso?

Esta es la parte más delicada de todas: la cuidadosa redacción de la carta de solicitud y la inclusión de todos los datos pertinentes y necesarios es la clave para la obtención de los permisos de publicación.

Aquí conviene ponerse en los zapatos del otro: ¿qué valora un autor o una editorial para otorgar un permiso de publicación? La respuesta a es preguntas hipotética es el eje desde el cual debe redactarse la solicitud del permiso. A continuación, detallaremos, uno a uno, los datos esenciales de una solicitud de permisos exitosa.

Presentación y credenciales

Es necesario decir quién es uno, para quién trabaja, cuáles son sus principales credenciales. Si se forma parte de una institución o una editorial, además conviene hacer una reseña breve de su línea editorial, su misión y visión y su solidez como institución. Aquí es imprescindible poner la dirección de la página web y cualquier otra documentación en línea por medio de la cual el destinatario pueda comprobar la veracidad de las credenciales y la existencia real de la institución o compañía.

Contexto, uso y justificación de la publicación del material

Todo autor o editorial desea saber cómo se va a emplear su obra y en qué contexto. Jamás otorgarían el permiso de saber que la obra se utilizará para propósitos que contravengan sus principios o en una publicación cuestionable. Por lo tanto, conviene explicar con detalle en qué consiste el proyecto, por qué esta obra es un aporte en ese proyecto editorial y cuáles son las razones para considerar necesaria su inclusión en la publicación, así como una garantía de que será empleada justamente y sin perjuicio de la imagen o reputación del autor.

Detalles de la publicación: nombre, territorio, fecha estimada

Se incluyen aspectos muy prácticos: nombre de la publicación, territorio en donde circulará, fecha estimada de publicación, características comerciales de la publicación (se pondrá a la venta), cantidad estimada de ejemplares… todos los datos que típicamente cubren los contratos de derechos de autor. También conviene señalar si se pide permiso para hacer una transformación, como podría ser una traducción de la obra.

Fecha en que se necesita una respuesta

De manera elegante y sin forzar la petición, siempre es conveniente indicar un plazo máximo para el cual se necesita obtener una respuesta. Esto nos da un periodo de tiempo para darle seguimiento a la solicitud y comprobar si ha sido denegada.

Las solicitudes deben hacerse con suficiente tiempo de antelación. Los trámites pueden variar: una reunión de junta directiva, una consulta al asesor legal… Esto debemos preverlo, con un tiempo prudencial. Habrá mayores posibilidades de éxito si gestionamos los permisos varios meses antes de la fecha de publicación. Esto también permite buscar alternativas en caso de que la solicitud sea denegada.

¿Debo pagar para publicar la obra autorizada?

Esto depende del pacto al que se haya llegado con el titular de los derechos. Muy a menudo estamos solicitando la inclusión de una fotografía para ilustrar un artículo o de una obra breve, como un cuento o un poema. Cuando la obra tiene un valor cultural añadido, como una obra de difusión académica, las editoriales y los autores pueden ser muy razonables y conceder el permiso gratuitamente.

Los dueños de los derechos siempre valorarán las potenciales ganancias derivadas del uso de su obra. De ahí que si se trata de una obra comercial, con amplio potencial para el lucro, se solicite algún tipo de compensación, que puede ir desde una tarifa muy razonable hasta un contrato más oneroso. Esta es una negociación no sujeta a reglas, sino al mutuo arreglo de las partes.

Si la editorial ya está dispuesta de antemano a pagar una compensación por la obtención del derecho, este dato debería incluirse en la solicitud del permiso.

Consejos de redacción

La carta debe ser breve, sucinta, al grano y con todos los datos legal y comercialmente pertinentes. Conviene emplear siempre la cortesía y la honestidad. Si la nota se envía a un autor o editor de otro país, es obligatorio escribirla en la lengua del titular de los derechos y, hasta donde uno pueda, respetando las convenciones de cortesía y comunicación de esa cultura. Por ejemplo, si nos dirigimos a una editorial anglosajona, la brevedad y el estilo directo son valores agregados.

Cuando, además, estamos contactando al autor de una obra que nos ha producido un profundo impacto, bien podemos añadir algunas líneas sobre nuestra sincera opinión de su obra y una felicitación por su publicación. Esto podría incidir positivamente en la impresión que dejemos en la otra persona.

¿Qué tipo de documento necesito para que la autorización sea válida?

Basta recibir un correo electrónico en donde se especifique el tipo de autorización concedida y las condiciones mediante las cuales se puede publicar el material. Aquí el titular de los derechos hará su solicitud explícita de cómo y dónde deben situarse sus créditos, ya sea en la página en donde se reproduce la obra, o incluso en la página legal de la publicación.

En síntesis

Solicitar permisos es sencillo, pero esta labor requiere delicadeza, inteligencia y algo de estrategia. La honestidad es un valor clave (puesto que la veracidad de la información sustenta el contrato legal pactado), pero también lo es cierta habilidad para hacerle saber al dueño de los derechos el valor de otorgarnos su autorización.

Lo esencial, en última instancia, es mantener las buenas y cordiales relaciones entre editoriales. Si bien el derecho de autor es muy necesario (o sobrevivir de la palabra sería un oficio vano e imposible), también lo es la difusión del conocimiento para la continua evolución de la especie humana.

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25 comentarios

Archivado bajo Derechos de autor

25 Respuestas a “¿Cómo solicitar permisos de publicación?

  1. Han respondido a mis dudas con certeza, que ya no son mas dudas sino que ansiedad. Gracias.

  2. jiaguiro

    Estimada Jacqueline: ¿a quién debería solicitar permiso para pubicar una imagen que he escaneado de un artíuculo de corte histórico, que a su vez reproduce una copia del documento original? ¿Debo acudir al propietario de la imagen original (guardada en algún archivo histórico), o al autor del artículo que la recoge? Muchas gracias

    • Jacqueline Murillo

      Hola: hay que contactar al derechohabiente, en otras palabras, a la persona que se indique en la publicación como propietaria de la imagen. Si es un documento de corte histórico, pero tiene crédito fotográfico, hay que contactar al fotógrafo. Pero si no se indica, una forma de averiguar quién tiene los derechos, es contactar al autor del documento e indagar si esto fue un escaneo directo, si lo tomó de un archivo digital con permiso de la institución, etcétera. Si el autor fue el que capturó la imagen, su permiso será suficiente. Otra pregunta: ¿es una publicación académica, que se pone a la venta o no; es un libro que saldrá por medio de una editorial o es una edición limitada y restringida? Algunas legislaciones contemplan el uso de ilustraciones con fines académicos o educativos, siempre y cuando se emplee con ciertas condiciones, como una reproducción en blanco y negro, parcial y siempre con el crédito (la fuente de donde se toma). Pero eso dependerá de que el derechohabiente no vea lesionados sus derechos patrimoniales por el uso de la ilustración.

      • jiaguiro

        Hola y muchas gracias por su respuesta. A riesgo de abusar de su amabilidad, quisiera insistir un poco más: se trata de un estudio sobre historia del urbanismo del siglo XX, con lo que los documentos son casi siempre reproducciones de planos. Mejor dicho, son reproducciones de reproducciones, pues las imágenes que yo recojo son las de otras fuentes bibliográficas, que a su vez se ilustran con capturas de los documentos originales. Por lo tanto, muchas de las imágenes que quiero reproducir son copias reducidas de pobre calidad o fragmentos de planos mucho más grandes, y siempre indicando la fuente.
        Me interesa sobre todo la segunda parte de su respuesta: siendo la naturaleza de mi libro un trabajo de fin de máster que se quiere publicar para su venta por una editorial amateur (aún no se ha decidido el número de ejemplares y puede que nos restrinjamos a una edición online), ¿cree que hay alguna posibilidad de que me halle en uno de esos supuestos legales donde no es necesario contar con el permiso del derechohabiente? ¿Podría usted, quizás, orientarme hacia alguna legislación sobre el tema? Muchas gracias de nuevo

  3. Pablo

    Hola; soy un escritor que ha hecho un libro con 12 cuentos y 8 más de los de siempre para dar más cuerpo al libro; mi pregunta es si los cuentos tradicionales como Hansel y Gretel, El enebro, ect, tienen derechos de autor y se pueden transcribir citando por supuesto al autor. También en cada uno hay una ilustración, bien de Gustave Doré, Tenggren o Arthur Rackham, pero aunque la más moderna es de 1937 supongo que las ilustraciones sí tienen derechos aunque vayan firmadas, por lo que tendré que buscar un ilustrador. Básicamente quisiera saber si los cuentos con siglos de antigüedad se pueden publicar a continuación de los míos. Gracias.

    • Jacqueline Murillo

      Hola, Pablo: los cuentos tradicionales en sí, en tanto historias, no tienen derechos de autor; pero las versiones de esos cuentos, las traducciones, las ediciones contemporáneas sí los tienen. Así, no es lo mismo decir que se toma “Hansel y Grettel” de alguna de las ediciones en alemán hechas por los Grimm (cuyos derechos, en efecto, han expirado) y de las que haces una traducción directa al español, tuya y de nadie más, que tomar “Hansel y Grettel” de alguna adaptación al español hecha por Susaeta, por ejemplo. Ese cuento de Susaeta, por más que sea en apariencia la misma historia, le pertenece a esa editorial. Es más, si uno compara la versión del texto con las ediciones originales de los Grimm, notará grandes diferencias (es el caso de Cenicienta, por ejemplo, cuyas versiones del siglo XX perdieron muchos de los elementos originales, como la separación de los granos, la tumba de la madre, la rama y los pájaros…). La ley de derechos de autor permite la cita, pero no la reproducción íntegra. No es lo mismo citar un párrafo, que reproducir un texto íntegro (el cuento entero). Eso último ya no es cita. El derecho a “citar” termina en el momento en el que la reproducción podría afectar los derechos patrimoniales del derechohabiente. En todo caso, como editora, te diría que tendría más valor que hicieras tus propias versiones de los cuentos en lugar de nada más reproducir textualmente los cuentos ajenos.

      Con las ilustraciones, hay que tomar en cuenta que el derecho de autor no se contabiliza desde el momento de la publicación sino hasta setenta años después de la muerte del autor. Así, por ejemplo, una ilustración de 1937 podría todavía estar protegida, en especial si su autor murió, digamos, en 1970… Apenas habrían pasado 45 años desde su muerte y sus descendientes tienen derechos de reproducción. Desde el punto de vista editorial, conviene que las ilustraciones de la obra guarden unidad estilística y tengan una cierta orientación visual con base en cánones estéticos de la época, el público al que se dirigen, etc. Me preguntas si tienes que contratar a un ilustrador. Tal vez la pregunta sería más bien si tus lectores se sentirán atraídos por esas ilustraciones seleccionadas o si la obra tendría más impacto si se contrata a un ilustrador y se le da un carácter novedoso a la parte gráfica de la propuesta textual.

      Espero que estas ideas te sean de utilidad y suerte con tu libro.

      • Pablo

        Gracias, con el tiempo buscaré un ilustrador y lo mandaré a publicar sin los cuentos tradicionales. Los saqué de internet, pues los publicaron ahí, y en el caso de Molly Whuppie solo existía en inglés, así que le di al traductor y luego lo arreglé. Será un libro delgado con 12 cuentos en vez de 20, pero no habrá tano problema. Gracias.

  4. Edurardo

    Hola, mi duda es si es solo para un país en específico, por ejemplo yo soy Chileno.
    Otra duda es, si soy Chileno ¿puedo ocupar informacion de libros extranjeros sin pedir autorización?.

    Saludos.

  5. HOla, excelente post!

    tengo una duda: tengo algunos libros de investigación filosófica los cuales quiero empezar a promover online (venta por supuesto). Sin embargo, algunos de ellos tiene citas de otras fuentes (tanto de dominio público como con copyright). La pregunta es: ¿¿¿debo solicitar algun permiso especial para incluir esas citas y poder “lucrar” con mis libros o lo puedo hacer sin permiso y sin mayores consecuencias???

    agradezco de antemano!

    Saludos.

    • Jacqueline Murillo

      No es necesario solicitar permiso para usar una cita. Pero claro, debemos estar totalmente de acuerdo en la definición de “cita”. Si estamos hablando de 40 palabras o menos, es una cita corta. Si estamos hablando de más de 40 palabras, entonces los límites admisibles sin incurrir en temas de copyright se sitúan entre las 400 y las 800 palabras, salvo en casos de obras cortas (como cuentos breves), en donde se aplica el criterio de que no se puede publicar la totalidad de la obra, ni siquiera a modo de cita. Otro tema es cuántas citas se usan del mismo autor, aunque sean cortas. Porque si se usan cincuenta citas de la misma fuente, aunque vayan intercaladas por texto propio, ahí hay un plagio velado y una parte sustancial de la obra está siendo publicada; por lo tanto, algún autor/editorial podría levantar un caso y demandar; o bien, los lectores pueden sentirse defraudados ante la ausencia de originalidad del texto. El último tema de las “citas” es si son de verdad “citas”, en cuanto a que corresponden a fragmentos de texto para apoyar la argumentación del autor y proponer ejemplos, dentro de su argumentación académica, o se trata de una antología velada, de textos puestos al azar y sin darles uso real. En el segundo caso, alguien podría argüir plagio. En el primero, cae en la práctica del “fair use”, puesto que el texto principal sería imposible de crear sin las citas que lo apoyen. En todo caso, por un asunto de originalidad, de prestigio personal y de validez académica, el porcentaje de citas del texto no debe ser tanto que supere el texto original del autor. Por ejemplo, 20-25 % en una tesis es admisible, pero más del 60 % de citas ajenas, sin duda, no lo es. En cuanto a si la obra es o no de derecho público, hay que tomar en cuenta que la obra puede serlo, pero la traducción no. Así, por ejemplo, “La poética” de Aristótoteles sin duda es de dominio público. La mejor traducción al español que se puede conseguir, de Cátedra, no lo es. Así que, salvo que se esté consultando una traducción que conste ser del siglo XIX o usted esté haciendo una traducción desde el texto original griego (en caso de que lo haya podido conseguir), no podemos hablar de que es una obra de dominio público. Espero que esta información le sirva. Y, desde luego, en filosofía tenemos el gran problema de que un buen número de ellos escribieron en lenguas extranjeras (griego, latín, alemán, francés, etc.). Saludos.

  6. Daniel

    Hola Jacqueline,
    según entendí del post, alcanza con una respuesta autorizada vía mail para considerar aceptado el permiso de publicación. ¿No debo firmar algún tipo de contrato?
    Muchas gracias!
    Tus textos me vienen siendo de gran ayuda.
    D.

    • Jacqueline Murillo

      Así es Daniel, pero entendemos que se trata de algo pequeño, un breve texto de dentro de otro más grande, una cita muy larga, un cuento. Ya si se trata de tomar una obra íntegra y hacer una edición nueva en otro país o, por ejemplo, en línea, sí se hace contrato y se estipula todo lo que haya que estipular, incluyendo el pago o si el autor renuncia a recibir pago. Saludos.

      • Daniel

        Hola Jacqueline, sí, sería para armar una antología de cuentos.

      • Jacqueline Murillo

        Pues en ese caso, se necesita tramitar permisos de publicación y firmar el debido contrato por cada cuento.

  7. JUAN CARLOS ARIAS

    JUAN
    Buenas noches, deseo traducir al español algunos documentos didacticos que encontré en la WEB, estan escritos en ingles. Son textos escriots por universidades, personas naturales que hicieron una investigación o articulos de revistas academicas. Qué debo hacer para no producir un plagio? (los cautro que me interesan tiene 28 paginas en PDF, 8 paginas, 45 paginas y 30 paginas.

    • Jacqueline Murillo

      Hola: es plagio si usted los traduce y los hace pasar como propios. Por lo que describe, todos están sujetos a la ley de derecho de autor y es obligatorio solicitar el permiso de sus dueños para traducirlos. La traducción cae bajo la figura de “transformación” de la obra original. Las transformaciones están prohibidas sin el debido permiso. Saludos.

  8. Joaquin Luna

    Quiero publicar un poemas ya está registrado en la indecopi
    Si voy a una imprenta y h
    De esta go un millar ya puedo venderlo mis creaciones ala gente o es delito,pk responde por favor.

    • Jacqueline Murillo

      Sí se necesita permiso y estaría infringiendo la ley de derechos de autor. Se expone a una demanda y sanciones penales. Saludos.

  9. David Izquierdo

    Hola:
    Estoy terminando una novela y para darle consistencia histórica he añadido al final de cada capítulo varias citas que son traducciones de la editorial Gredos y Alianza Editorial. Son citas cortas (Apiano,Plinio o Diodoro,etc) y las pocas que superan las 40 palabras las he puesto según normativa APA. Durante algún tiempo he chocado con esas editoriales a la hora de contactar con ellas y explicarles para qué las quería. Al leer estos chat he creído entender que no haría falta pedir esos permisos (ni perder tanto tiempo) siempre y cuando las citas cumplan la normativa APA, mencione quienes son los traductores y especifique claramente de donde las he obtenido?
    Saludos.

    • Jacqueline Murillo

      Ahí sería conveniente revisar el caso a la luz de la legislación española vigente. El derecho de cita está bien estipulado y defendido en obra académica, no tanto adí en novela, en donde muchas legislaciones exigen el derecho de solicitud de permiso y la debida compensación. Con esos monstruos editoriales, yo no le arriesgaría tanto. Mejor buscar la cita en latín y pedirle a alguien que se la traduzca a uno. O eliminarlas. Suerte.

  10. Isa

    Hola Jacqueline,

    En primer lugar, agradecerte este post que me ha aclarado muchas dudas, pero hay otras que se me han quedado en el tintero y espero que puedas ayudarme. Ahora estoy trabajando en la publicación de una antología de poesía comentada y los poemas que voy a utilizar tienen derechos de autor. Me he puesto en contacto con los herederos para que me den su autorización, Uno de los herederos me ha confirmado vía email su autorización, pero ahora me surge la duda de si es suficiente o conviene que le mande un documento redactado en el que me indique todos sus datos y los de la publicación, quedando así la autorización detallada. Y finalmente, si en lugar de una autorización -por muy detallada que sea-, dadas las características de la publicación, necesitaría la redacción de un contrato.

    Gracias con antelación,

    Isa

    • Jacqueline Murillo

      Hola, Isa: hasta donde entiendo, la autorización por correo electrónica es suficiente, pero lo ideal es que ahí se detallen todos los aspectos de interés, como el territorio y las características de la publicación, para que luego no haya malentendidos. Saludos, Jacqueline

  11. cande

    hola queria hacer una consulta, me gustaria publicar un libro con citas q tengo archivadas de otros autores pero son tantas y distintos autores algunos ni me acuerdo quien era, q seria imposible para mi pedir permiso a cada uno . se puede hacer eso o no es legal? o sino recomendame q puedo hacer para publicar esas cosas ya q me gustaria hacer un libro con todo eso.

    • Jacqueline Murillo

      Hola: Todo texto que se publique sin consignar la fuente, ya, de por sí, es un plagio en sí mismo. La solicitud del permiso depende de la extensión del texto y de su uso. No es lo mismo una cita de 40 palabras que páginas completas, cuentos o poemas íntegros. Considero que, en su caso, lo mejor sería que haga una obra original y se abstenga de publicar ese material. Saludos.

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