Archivo diario: 18/09/2010

¿Cómo solicitar permisos de publicación?

En el artículo anterior, “Propiedad intelectual de dominio público”, hablábamos sobre cuáles obras intelectuales pueden emplearse libremente, sin necesidad de solicitar permiso.

Pero a menudo se llega a una encrucijada: ¿qué pasa si la obra tiene dueño y necesito utilizarla en mi publicación? ¿Qué pasa cuando sí debo pedir permiso?

En ese caso, el autor o editor responsable iniciará inmediatamente las gestiones para localizar al titular de los derechos de autor y solicitar su autorización expresa para usar la obra intelectual. En este punto, lo que deseamos es tener éxito: nuestro objetivo es obtener el permiso y, para esto, conviene tener presente una serie de aspectos que pueden marcar la diferencia y evitarnos una negativa.

¿A quién debo dirigirme?

Tenemos la creencia errónea de que el autor es siempre el principal titular de los derechos de su obra y hacemos hasta lo imposible para obtener su dirección postal o correo electrónico. Pasamos por alto las características del trasiego de la propiedad intelectual: es un bien que se compra, se vende, se alquila, se cede… Para eso existen los contratos y en ellos se especifica durante cuánto tiempo y bajo qué condiciones se ceden los derechos de autor.

Por eso, en los casos de obras publicadas, a menudo debemos tratar con la editorial y no con el autor directamente. Esto puede ser una gran ventaja: las editoriales son más fáciles de contactar que los autores. Tienen departamentos encargados de la gestión de los derechos; a menudo los encontramos en la sección de “Contactos” en sus páginas web.

También puede suceder que debamos tratar con un representante, un heredero o una organización que administra los derechos.

Si la publicación es muy vieja (los contratos a menudo se pactan por periodos de 5 a 15 años, renovables), puede ser necesario contactar al autor o a sus herederos. Si no es posible encontrarlos, aunque la obra parezca “huérfana” es mejor proceder con prudencia y no publicarla.

¿Qué información debo incluir en la solicitud de permiso?

Esta es la parte más delicada de todas: la cuidadosa redacción de la carta de solicitud y la inclusión de todos los datos pertinentes y necesarios es la clave para la obtención de los permisos de publicación.

Aquí conviene ponerse en los zapatos del otro: ¿qué valora un autor o una editorial para otorgar un permiso de publicación? La respuesta a es preguntas hipotética es el eje desde el cual debe redactarse la solicitud del permiso. A continuación, detallaremos, uno a uno, los datos esenciales de una solicitud de permisos exitosa.

Presentación y credenciales

Es necesario decir quién es uno, para quién trabaja, cuáles son sus principales credenciales. Si se forma parte de una institución o una editorial, además conviene hacer una reseña breve de su línea editorial, su misión y visión y su solidez como institución. Aquí es imprescindible poner la dirección de la página web y cualquier otra documentación en línea por medio de la cual el destinatario pueda comprobar la veracidad de las credenciales y la existencia real de la institución o compañía.

Contexto, uso y justificación de la publicación del material

Todo autor o editorial desea saber cómo se va a emplear su obra y en qué contexto. Jamás otorgarían el permiso de saber que la obra se utilizará para propósitos que contravengan sus principios o en una publicación cuestionable. Por lo tanto, conviene explicar con detalle en qué consiste el proyecto, por qué esta obra es un aporte en ese proyecto editorial y cuáles son las razones para considerar necesaria su inclusión en la publicación, así como una garantía de que será empleada justamente y sin perjuicio de la imagen o reputación del autor.

Detalles de la publicación: nombre, territorio, fecha estimada

Se incluyen aspectos muy prácticos: nombre de la publicación, territorio en donde circulará, fecha estimada de publicación, características comerciales de la publicación (se pondrá a la venta), cantidad estimada de ejemplares… todos los datos que típicamente cubren los contratos de derechos de autor. También conviene señalar si se pide permiso para hacer una transformación, como podría ser una traducción de la obra.

Fecha en que se necesita una respuesta

De manera elegante y sin forzar la petición, siempre es conveniente indicar un plazo máximo para el cual se necesita obtener una respuesta. Esto nos da un periodo de tiempo para darle seguimiento a la solicitud y comprobar si ha sido denegada.

Las solicitudes deben hacerse con suficiente tiempo de antelación. Los trámites pueden variar: una reunión de junta directiva, una consulta al asesor legal… Esto debemos preverlo, con un tiempo prudencial. Habrá mayores posibilidades de éxito si gestionamos los permisos varios meses antes de la fecha de publicación. Esto también permite buscar alternativas en caso de que la solicitud sea denegada.

¿Debo pagar para publicar la obra autorizada?

Esto depende del pacto al que se haya llegado con el titular de los derechos. Muy a menudo estamos solicitando la inclusión de una fotografía para ilustrar un artículo o de una obra breve, como un cuento o un poema. Cuando la obra tiene un valor cultural añadido, como una obra de difusión académica, las editoriales y los autores pueden ser muy razonables y conceder el permiso gratuitamente.

Los dueños de los derechos siempre valorarán las potenciales ganancias derivadas del uso de su obra. De ahí que si se trata de una obra comercial, con amplio potencial para el lucro, se solicite algún tipo de compensación, que puede ir desde una tarifa muy razonable hasta un contrato más oneroso. Esta es una negociación no sujeta a reglas, sino al mutuo arreglo de las partes.

Si la editorial ya está dispuesta de antemano a pagar una compensación por la obtención del derecho, este dato debería incluirse en la solicitud del permiso.

Consejos de redacción

La carta debe ser breve, sucinta, al grano y con todos los datos legal y comercialmente pertinentes. Conviene emplear siempre la cortesía y la honestidad. Si la nota se envía a un autor o editor de otro país, es obligatorio escribirla en la lengua del titular de los derechos y, hasta donde uno pueda, respetando las convenciones de cortesía y comunicación de esa cultura. Por ejemplo, si nos dirigimos a una editorial anglosajona, la brevedad y el estilo directo son valores agregados.

Cuando, además, estamos contactando al autor de una obra que nos ha producido un profundo impacto, bien podemos añadir algunas líneas sobre nuestra sincera opinión de su obra y una felicitación por su publicación. Esto podría incidir positivamente en la impresión que dejemos en la otra persona.

¿Qué tipo de documento necesito para que la autorización sea válida?

Basta recibir un correo electrónico en donde se especifique el tipo de autorización concedida y las condiciones mediante las cuales se puede publicar el material. Aquí el titular de los derechos hará su solicitud explícita de cómo y dónde deben situarse sus créditos, ya sea en la página en donde se reproduce la obra, o incluso en la página legal de la publicación.

En síntesis

Solicitar permisos es sencillo, pero esta labor requiere delicadeza, inteligencia y algo de estrategia. La honestidad es un valor clave (puesto que la veracidad de la información sustenta el contrato legal pactado), pero también lo es cierta habilidad para hacerle saber al dueño de los derechos el valor de otorgarnos su autorización.

Lo esencial, en última instancia, es mantener las buenas y cordiales relaciones entre editoriales. Si bien el derecho de autor es muy necesario (o sobrevivir de la palabra sería un oficio vano e imposible), también lo es la difusión del conocimiento para la continua evolución de la especie humana.

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Propiedad intelectual de dominio público

Muchos materiales circulan públicamente en internet. Hay quienes, erróneamente, piensan que esto es equivalente a decir que la obra “es de dominio público”. El hecho de que un texto, fotografía, imagen, fonograma, producto audiovisual o cualquier hijo de la creatividad humana esté disponible para ser visto en línea no garantiza que su creador la haya donado para ser empleada de cualquier manera.

El concepto dominio público está claramente definido desde las leyes y convenciones de derechos de autor. Se aplica a las obras cuya propiedad intelectual no está protegida y pueden ser empleadas libremente por cualquier persona, para cualquier fin, privado o comercial.

¿Cuáles obras son de dominio público?

Existen dos métodos por medio de los cuales una obra pasa a ser de dominio público: a) por caducidad de la protección, b) porque su autor la dona para ser utilizada sin restricciones de ninguna especie.

¿Cómo sé si una obra está protegida?

Es mejor partir de la premisa de que toda obra intelectual está protegida. Tomando esto como marco de referencia, se inicia la investigación acuciosa para averiguar, por descarte, si la obra tiene o no protección efectiva. El primer factor clave es averiguar la fecha de creación de la obra y los datos de nacimiento y muerte (si ya hubiere acaecido) del autor. Con estos datos, si se confirma que la obra todavía no ha caído en dominio público por antigüedad, hay que averiguar qué clase de permisos de uso le ha otorgado su autor.

Dominio público por antigüedad

La protección intelectual se conserva durante setenta años a partir de la muerte del autor. Algunos países han tenido o tienen, en el presente, periodos más largos (hasta 100 años) o más cortos (50 años). En Costa Rica y en numerosos países, setenta años es la cifra clave y es una buena cifra de referencia. Por lo tanto, si el autor aún no tiene setenta años de fallecido, la obra tiene protección, usualmente en manos de sus herederos.

En las leyes norteamericanas, toda obra publicada antes de 1923 es de dominio público, siempre y cuando su autor no haya renovado los derechos. Se da el caso de autores muy longevos que publicaron alguna obra temprana antes de 1923, pero que murieron tardíamente en el siglo. Lo más probable en estos casos es que la obra todavía esté protegida por un trámite de renovación de sus derechos.

Dominio público por cesión de derechos

Si la obra es posterior a 1923, o su autor está vivo o recientemente fallecido, la única posibilidad de que la obra sea de dominio público es gracias a un acto generoso, desinteresado y voluntario por parte del titular de los derechos.

Es responsabilidad del autor dar a conocer los permisos de uso que otorga para su obra. Por lo tanto, en la mayoría de sitios web se encuentra alguna página legal, restricciones de uso o licencia de algún tipo en donde el autor especifica las condiciones en que debe emplearse su obra.

En estos casos, por lo tanto, el investigador responsable no descansará hasta encontrar esa declaración del autor en donde otorga explícitamente el permiso de uso de la obra. Y una vez encontrado, debe verificar si el permiso incluye la reproducción comercial de la obra. Esto por cuanto hay licencias que otorgan permiso para el uso privado, pero no para su venta, uso comercial o transformación.

¿Qué pasa si no hay aviso legal o permiso de uso?

En ese caso, no se puede usar la obra, por cuanto el autor no ha otorgado su permiso explícito. En caso de duda, la ley siempre dictaminará en favor del autor. Por lo tanto, si encontramos una foto muy buena en Flickr, por ejemplo, y su dueño no ha dicho que podemos emplearla… ¡no podemos emplearla! Es tan simple como eso.

¿Todas las obras bajo la licencia de Creative Commons se pueden publicar libremente?

La licencia Creative Commons es un permiso que el autor otorga para el uso de su creación intelectual, pero existen grados en ese permiso. Por ejemplo, en este blog he colocado una licencia Creative Commons para el uso privado, no comercial y sin transformación de los artículos de este blog. En otras palabras, estos artículos pueden conservarse en un archivo personal, imprimirse en casa o citarse en cualquier trabajo académico sin necesidad de solicitar mi permiso explícito. Pero si usted desea armar una antología, incluirlos en un multimedia para la distribución y venta o ampliar o reescribir un artículo para ajustarlo a sus necesidades, sí necesita mi permiso. Es mi manera de contribuir a la libre distribución del conocimiento, sin perder mis derechos sobre el esfuerzo de creación que la escritura de estos artículos representa.

Además del autor, ¿quiénes más tienen derechos?

Aquí hay una advertencia necesaria, a menudo pasada por alto: todos los realizadores materiales de una obra tienen derechos sobre su realización material. Los traductores, editores y fotógrafos también tienen derechos porque la suya es una forma creada gracias a su propio ingenio y esfuerzos. Por lo tanto, podemos decir que el Quijote es una obra de domino público, pero la edición crítica de Francisco Rico no lo es; como no lo sería una traducción contemporánea a cualquier otra lengua. Las obras de Aristóteles son de dominio público, pero no las traducciones críticas de Gredos.

Por lo tanto, aun cuando hayamos verificado que la obra, por su antigüedad, es de dominio público, debemos cuidarnos de emplear la versión o edición del texto que sí es de dominio público.

¿Puedo usar libremente cualquier imagen de Wikimedia Commons?

El proyecto Wikimedia Commons es una maravillosa fuente de imágenes de dominio público en alta calidad. Sus autores donan las imágenes bajo una licencia Creative Commons, pero cada autor tiene derecho a especificar los usos cubiertos por esa licencia. Por lo tanto, el autor puede otorgar el permiso para usos académicos, pero no para la reproducción comercial de la obra. Por lo tanto, incluso en un repositorio gratuito como Wikimedia Commons, siempre hay que leer la letra menuda y buscar los permisos explícitos otorgados por el autor para el uso de la imagen. Hasta tanto no se encuentre, la imagen sigue siendo propiedad intelectual protegida y no se puede incluir en una publicación comercial.

¿Y si la obra no es de dominio público?

En ese caso, solo resta una opción: pedir permiso. No es tan difícil y, en este punto, lo peor que nos puede pasar es una respuesta negativa. Es decir, no hay ninguna diferencia entre no pedir permiso y que se nos niegue. A partir de ahí, todo es ganancia. ¿Qué tal si usted pide permiso y se lo conceden? En ese caso, no importa si la obra es o no de dominio público, ahora sí puede utilizarla, bajo las condiciones que haya pactado. Lo peor que puede hacer uno es asumir la actitud de “no se puede”.

En síntesis

En materia de derechos de autor, es mejor dudar siempre y leer la letra menuda hasta su último renglón. A partir de ahí, se dispondrá de los elementos de juicio necesarios para tomar una decisión según el tipo de publicación que uno tenga entre manos o el uso que desee darle a la imagen.

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