Archivo diario: 17/04/2010

Zotero: bibliografías eficientes, gratuitas, sincronizadas y multiplataforma

Zotero es una de las mejores alternativas de administración de base de datos bibliográfica para quienes no disponen de los medios o la posibilidad de emplear programas como Sente, Bookends o Endnote.

Tiene las siguientes ventajas, nada despreciables:

  1. Un manejo bastante adecuado de los campos bibliográficos. Por ejemplo, es posible indicar que un «autor» es en realidad un «editor» o «coordinador» y el programa creará la entrada bibliográfica correctamente con ese dato; y añadir un traductor. Sin embargo, no contempla la inclusión del año original de publicación, necesario en obras clásicas, de más de un siglo y en traducciones (cosa que sí se puede hacer en Sente).
  2. Creación de entradas aunque no se disponga de página web o PDF, solamente llenando los campos de información.
  3. Capacidad para adjuntar archivos PDF.
  4. Captura de páginas web, con la creación automática de los metadatos respectivos. Aún así, conviene siempre revisar la información recopilada, porque puede llevar errores de diversa índole: ortografía, adjudicación de campos, etcétera.
  5. Integración, por medio de un plug-in o extensión, con Word y OpenOffice; y con drag and drop a cualquier aplicación abierta (aunque cuando la referencia se pasa así, hay limitaciones de formato).
  6. Multiplataforma. Es, en realidad, una extensión del Firefox, por lo cual puede utilizarse indistintamente en Mac, Windows y Linux.
  7. Sincronización. Si el usuario crea una cuenta en el sitio web de Zotero, podrá sincronizar cuantas computadoras quiera con la misma base de datos, aun si una de estas corre Windows y la otra es una Mac o tiene sistema Linux.
  8. Bibliotecas compartidas. Es posible crear colecciones públicas, ya sea total o parcialmente abiertas, o visibles solo por invitación. Esta es una herramienta útil para trabajar en colaboración con otras personas o miembros de un equipo.
  9. Reconoce archivos en formato BibTex y otros formatos de bases de datos bibliográficos, con lo que podemos importar nuestras bibliotecas ya creadas en otros programas, por ejemplo, para compartirlas o tenerlas disponibles fuera de la computadora de la casa.

La creación de documentos con referencias en Zotero es bastante simple, una vez que se ha superado el escollo inicial de instalar la extensión para Word o para OpenOffice. La instalación del programa no incluye, de manera automática, esta extensión. Es necesario ir al sitio web de Zotero y buscar el plug-in respectivo.

Cuando la instalación ha sido exitosa, en el procesador de textos aparecerá una barra de herramientas con varios botones directamente vinculados a Zotero: insertar referencia, insertar bibliografía, modificar bibliografía, etcétera. Así, cuando uno quiere insertar una referencia, pulsa el botón respectivo. Una ventana de diálogo nos lleva de inmediato a Zotero para elegir la fuente; ahí podremos incluso indicar el número de página, en caso de tenerlo. Una vez aprobado todo, inserta la referencia, entre paréntesis, según el formato seleccionado. Para crear la lista de referencias, se pulsa el botón de insertar bibliografía y automáticamente, en tiempo real, van apareciendo las fuentes completas conforme las referencias se van insertando en el documento.

Así, de una manera muy sencilla, se va logrando un texto listo para publicación, siempre y cuando la base de datos esté completa, haya sido correctamente digitada e incluya todos los datos pertinentes. En el sitio web de Zotero prometen que es incluso saltar de un estilo bibliográfico a otro durante el proceso de escritura además, desde luego, de poder elegir entre modelos bibliográficos diversos, al menos los más utilizados.

Entre sus desventajas encontramos que nos obliga forzosamente a trabajar con Word u OpenOffice, programas que algunos escritores ya hemos dejado atrás.

No obstante, si su flujo de trabajo debe realizarse forzosamente con los procesadores de texto tradicionales, en plataforma Windows o dependiendo íntegramente de software libre, definitivamente Zotero es su mejor opción.

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Cómo hacer una bibliografía con Sente

Sente, como ya se ha mencionado antes en este blog, es un programa para la creación de una base de datos bibliográfica que pueda integrarse con la escritura de documentación académica.

Comparto aquí la experiencia que he tenido con el programa hasta el momento, aunque estoy segura de que otros usuarios con más experiencia podrán compartir maneras todavía más eficientes de trabajar.

Una de las ventajas de Sente, por encima de las aplicaciones gratuitas limitadas a Word y OpenOffice, es su integración con cualquier procesador de texto o programa que emplee lenguaje RTF. Por esta razón, se puede emplear bien con Scrivener, Nisus Writer, Word y Pages. Su integración con Mellel es todavía mayor, una ventaja para quienes prefieren ese programa (mientras que la integración con Nisus es incipiente, comparada con la que este programa ha logrado con Bookends).

Las otras funciones en que Sente destaca son el excelente manejo de los campos bibliográficos y de notas o citas para el documento. Desde luego, también incluye un poderoso motor de búsqueda, la posibilidad de crear listas inteligentes y la organización de la base de datos a la medida del usuario, mediante colecciones de todo tipo.

Además de la información bibliográfica propiamente dicha, se pueden vincular adjuntos a cada referencia, especialmente útil para incluir documentos en PDF.

También contempla la posibilidad de incluir páginas web, con campos para la hora de recuperación del archivo que, como sabemos, debe incluirse en la lista de referencias.

Paso 1
Crear en Sente una base de datos en donde se colocará toda la información bibliográfica. Es conveniente crear una sola gran base de datos, puesto que la versión actual no permite combinar bases de datos distintas para escanear documentos. Los desarrolladores han prometido que versiones futuras ya tendrán esta función.

Paso 2
Crear el vínculo entre la referencia y el procesador de texto. Esto se puede hacer mediante dos formas:

  1. comando + y inserta la referencia en el procesador de texto. Este método tiene el inconveniente de que si hay dos procesadores de texto compatibles al mismo tiempo, lo insertará en aquel que aparezca primero en su lista.
  2. drag and drop desde la ventana de Sente hasta el procesador de texto. En este caso, hay que tomar en cuenta tres tipos de paso entre Sente y el procesador:
    • drag and drop: entrada bibliográfica completa. Ejemplo: Corominas, J. (2005). Breve diccionario etimológico de la lengua castellana (3.a ed.). Gredos.
    • drag and drop + command: hipervínculo a Sente. Ejemplo: sente:/Bibliograf%C3%ADa+total/Corominas+2005
    • drag and drop + option: referencia entre llaves para crear la bibliografía posteriormente. Ejemplo: {Corominas 2005}

Si además queremos añadir un número de página a la referencia, basta escribir dentro de ella una arroba seguida del número de página, así: {Corominas 2005@45}.

Si queremos incluir la lista de referencias, antes de proceder al último paso, hay que escribir, entre llaves, la palabra bibliography, en el lugar en donde queremos situarla, de esta manera: {Bibliography}.

Paso 3
Cuando hayamos terminado de redactar nuestro documento y queramos proceder a realizar la versión final para su publicación, mientras tenemos el documento abierto en el procesador de texto, vamos a Sente > file > scan document. Se abrirá en ese momento una ventana de diálogo para verificar el documento, seleccionar el estilo bibliográfico y elegir la ruta de destino para la versión final; seguidamente, el programa escaneará el archivo y dará un informe de todas las referencias encontradas.

Si estamos de acuerdo, Sente creará un duplicado del documento original, con el mismo nombre y, entre paréntesis, el nombre del estilo bibliográfico seleccionado. Veremos un duplicado exacto de nuestro artículo, salvo que ahora en donde antes había llaves, veremos las referencias bajo el formato seleccionado, tal y como esperamos verlas en la publicación definitiva; y en donde hayamos situado la bibliografía, encontraremos una lista íntegra de todas las obras consultadas y que hayan estado citadas en el texto.

Para un mejor desempeño del formato final, conviene programar Sente a nuestra medida, manipulando el uso de mayúsculas y minúsculas, colocando adecuadamente la información en los campos bibliográficos e, incluso, creando estilos bibliográficos modificados para incluir una puntuación correcta en castellano o la traducción de algunos datos automáticamente insertados. Si hemos realizado esto de manera adecuada, el margen de error en la bibliografía final será mínimo, aunque se recomienda siempre una revisión exhaustiva, si el objetivo último es una publicación.

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La fantasía del investigador: bibliografías en un clic

El título que he elegido para este artículo es un poco falaz. En realidad, las bibliografías «en un clic» no existen si no han sido precedidas por mucha paciencia, buenos hábitos de acopio de datos y, sobre todo, herramientas informáticas de punta para la investigación. Entonces sí, cuando esos factores se sincronizan, podemos llegar al momento de nuestra escritura en que la lista final de referencias de una publicación se haga, literalmente, en un clic.

En el artículo anterior mencionamos la imperiosa necesidad de mantener excelentes hábitos de recopilación de datos bibliográficos. Y cuando digo «excelentes», implícitamente le añado «obsesivo-compulsivos», «paranoicos» y «extra precavidos», todo para evitar un intolerable dolor de cabeza cuando estemos contra el tiempo, cumpliendo plazos de entrega y ya listos para ingresar en la cadena de producción editorial o de la academia.

Tras unos meses de experimentación, puedo decir con mucho alivio que existe una manera diferente de trabajar, pero esta requiere de cierta planificación, previsión y, sobre todo, deseos de hacer las cosas bien desde el principio.

El primer paso será seleccionar una herramienta informática para la administración de la base de datos bibliográfica. Como ya se ha mencionado antes en este blog, hay programas de pago de excelente calidad, como el Sente (Mac), el Bookends (Mac) y el Endnote (Mac y PC). Pero también hay gran variedad de herramientas gratuitas. En esta entrada de Wikipedia hay una comparación de los diversos programas y sus posibilidades.

Una vez elegido el programa, lo más temprano que se pueda en el proceso de investigación o de escritura inicial, el siguiente paso será crear la base de datos bibliográfica e irla completando poco a poco. La información será ingresada una única vez; pero, si se ha hecho bien, se podrá utilizar cuantas veces lo desee el usuario, en cuantos artículos, tesis o libros escriba. Por lo tanto, la creación de la base de datos debe ser nuestra prioridad, ya que será de utilidad durante muchos años y escritos por venir.

Una vez que se ha comenzado a escribir, según el programa que se haya elegido, se comienzan a integrar las referencias bibliográficas dentro del texto (en el procesador de textos). Cada programa funciona de manera distinta, pero el resultado es el mismo: al final logramos obtener un documento con sus referencias completas, con una bibliografía generada automáticamente desde el programa y con el formato bibliográfico de nuestra elección, a partir de la gran cantidad de alternativas que estas aplicaciones ofrecen.

Si estos sencillos pasos se han seguido durante todo el proceso de investigación y de escritura, el día antes de la fecha de entrega, solamente estaremos preocupados por revisar la redacción y cualquier gazapo en la bibliografía, pero no estaremos volviéndonos locos recuperando datos faltantes o leyendo de pies a cabeza los manuales de estilo bibliográfico para tratar de entender cuál es la manera correcta de anotar los datos de referencia.

Desde luego, es muy recomendable que el escritor académico maneje correctamente el manual del estilo de citación que está empleando, para que pueda verificar el formato que el software aplicará de manera automática; pero, sin duda, este método reducirá considerablemente el tiempo dedicado a crear las listas de referencias bibliográficas, reducirá el margen de error y le ayudará a presentar trabajos más profesionales con menor esfuerzo.

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